Vekâletname, bir kişinin başka bir kişiyi belirli işlemleri kendi adına gerçekleştirmek üzere yazılı olarak yetkilendirmesidir. Vekâletnametek taraflı bir işlem olmakla birlikte vekâletsözleşmesi iki taraflı bir işlemdir. Vekil eden taraf “asil” ve yetkilendirilen taraf ise “vekil” dir.
Bir kimsenin bilgi ve beceri anlamında kendini yeterli görmemesi halinde ya da hastalık, sakatlık, zaman veya mekânsal zorluklar nedeniyle bizzat yapamayacağı işlemleri yaptırmak üzere başka birine vekâlet vermesi sıklıkla başvurulan bir yoldur. Dünyanın değişik ülkelerinde yaşayan Türk vatandaşları, ana vatanda yapılması gereken dava takibi, mal paylaşımı, mirasçılık işlemleri, şirket işlemleri ile gayrimenkul işlemlerini veya resmî kurumlar nezdinde takip edilmesi gereken başkaca iş ve işlemi kendileri gitmek zorunda kalmadan vekâletname düzenleyerek avukat veya tanıdıklarına yaptırabilirler.
Yurt dışında vekâletname 2 şekilde düzenlenebilmektedir:
-Konsolosluk ve ülke temsilciliklerince
-Yabancı ülke noterliğince
Konsolosluk aracılığı ile vekâletname düzenlenmesi:
Yurt dışında ikamet eden kişiler açısından en pratik vekâlet düzenleme yolu konsolosluk aracılığı ile mümkün olmaktadır. Bunun için öncelikle yapılması gereken konsolosluktan randevu alınmasıdır. Randevu, konsolosluğa ait internet sitesi üzerinden online olarak da alınabilmektedir. İkamet edilen yerdeki konsolosluk zorunlu olmayıp, bölge ayırımı olmaksızın herhangi bir konsolosluğa başvuru yapılabilir.
İşlemin gerçekleşebilmesi için vekâlet verilecek olan kişinin 18 yaşından büyük olması ve aklî dengesinin yerinde olması gerekmektedir. Vekâlet verecek kişinin randevuya bizzat gitmesi gerekir, vekil edilecek kişinin hazır bulunması gerekli değildir.
Vekâlet verecek kişi, hangi bilgi ve belgeleri hazır etmeli?
Vekâlet verecek olan Türk vatandaşı ise kimlik kartını, mavi kartlı ise mavi kartını yanında hazır bulundurmalıdır. Bunun yanı sıra vekil edilecek kişi veya kişilerin isim ve T.C. kimlik numarasının da ibraz edilmesi gerekmektedir.
Türk vatandaşı olmayanlar, vatandaşı oldukları ülke makamlarınca kendilerine verilen kimlik belgesi veya pasaportu ibraz etmek suretiyle Türk Konsolosluklarında vekâletname düzenleyebilirler. Türkçe bilmemeleri durumunda, konuştukları dilde yeminli tercümanla birlikte hazır bulunmaları gerekmektedir. Hazırlanan vekâletname, harcın ödenmesinden sonra vekile teslim edilir. Vekâletname ücreti, yıl sonunda yeni yıl için belirlenen miktara göre değişkenlik göstermekle birlikte vekâletnamenin türü ve sayfasına bağlı olarak değişir.
6 Nisan 2019 tarihinden itibaren konsolosluklarca düzenlenen vekâletnameler Türkiye Noterler Birliği veri tabanına kaydedilmeye başlandığından, vekilin Türkiye’deki herhangi bir noterlikten, yurt dışında düzenlenen vekâletnamenin tasdikli suretini alarak işlem yapması mümkündür.
Yabancı ülkedeki noterce düzenlenen vekâletname:
Yurt dışında yaşayıp konsoloslukta işlem yapamayan kişiler, Apostil kurallarının konulduğu 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletlerden birinde iseler, konsolosluklar yerine yaşadıkları ülkede bulunan noterlerde de vekâletname düzenleyebilirler. Bu durumda vekâletnamenin Türkiye’de kullanılabilmesi için Apostil şerhi (bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan onay sistemi) eklenmesi gerekmektedir. Apostil şerhi konusunda ülkelerin farklı uygulamaları vardır; Almanya’da belgeyi düzenleyen noterin bağlı olduğu eyalet mahkemesi (Landgericht) başkanı Apostil şerhini verirken, Türkiye’de ilçelerde kaymakamlıklar, illerde valiliklerce verilir.
Mevzuat ve uygulamalardaki farklılık nedeniyle, vekâlet örneği yabancı noterlikte olmayacağından, vekâlet verecek kişinin metni kendisinin hazırlayarak notere götürmesi gerekmektedir. Metin, vekâletin türüne bağlı olarak Türkçe veya noterin bulunduğu ülkenin resmî dilinde düzenlenebilir. Şayet vekâletname, gayrimenkulün aynına ilişkin bir tasarruf yetkisi içeriyorsa bu durumda vekâletnamenin onaylanma şeklinde değil düzenleme şeklinde; yani Türkçe değil noterin bulunduğu ülkeye ait resmî dilde düzenlenmesi gerekmektedir.
Vekâletname türüne bağlı olarak fotoğraf yapıştırılması gerekiyorsa, ilk sayfaya fotoğraf eklenerek noterce mühürlenip imzalanmalıdır. Vekâletin en son sayfasına pasaport ya da nüfus cüzdanı fotokopisi örneği eklenip noterce onaylanmalıdır.
Yabancı noterce düzenlendikten sonra Apostil şerhi eklenen vekâletname daha sonra Türkçeye çevrilir. Çeviri işlemi yurt dışında konsolosluk, Türkiye’de noterlikler aracılığı ile yeminli tercümanlar tarafından yapılır.
Vekâletnameye fotoğraf eklenmesi zorunlu mu?
Bazı özel yetkiler vekâletnamede yer alacak ise, vekâlet verecek kişiye ait 2 adet vesikalık fotoğraf da hazır edilmelidir. Örneğin; avukata verilecek boşanma vekâletnamesinde, tapuda işlem gerektiren durumlarda, araç satışı, bankacılık işlemlerinin yapılması gibi yetkiler içeren vekâletnamelerde 2 adet fotoğraf da hazır edilmelidir.
Bunun yanı sıra, vekâlet yetkisi belirli bir iş için sınırlandırılmak isteniyorsa o işleme ait detayları tanımlayacak bilgilerin de verilmesi gerekmektedir. Örneğin;
- Bir banka şubesinde yapılacak işlemler için yapılacak yetkilendirmede, banka bilgileri ve hesap numarasının,
- Motorlu araç alım satımlarında araca ait tanımlayıcı bilgilerin,
- Gayrimenkul alım satımlarında tapu bilgilerinin ibraz edilmesi gerekmektedir.
Okuma yazması olmayanlar vekâletname verebilirler mi?
Okuryazar olmayanlar iki şahit huzurunda vekâletname düzenleyebilirler. Şahitlerin okuryazar olmaları ve vekâlet veren kişi ile kan ve akrabalık bağlarının bulunmaması gerekmektedir.
Şirket adına düzenlenecek vekâletname:
Vekâlet, tüzel kişilikler adına da verilebilir. Şirket adına düzenlenecek vekâletnamelerde ilave olarak vekâlet veren kişinin şirketteki imza yetkisini gösteren yönetim kurulu kararı ve imza sirküleri de hazır bulundurulmalı ve örneği sonuna eklenmelidir.
Vasi tarafından verilecek vekâlet:
Yabancı ülke makamlarınca verilen vesayet kararına dayanılarak, vasinin 3. kişiye vekâlet verebilmesi için, vesayet kararının Türkiye Mahkemelerinde tanıtılması ve tenfiz ettirilmesi gerekmektedir. Zira verilen vesayet kararı, kararı veren ülkede geçerlidir. Bu karara dayanılarak Türkiye’de işlem yapılabilmesi, diğer yabancı mahkeme kararlarında olduğu gibi tanıma/tenfiz prosedürlerinin tamamlanmasına bağlıdır.
Vekil asile karşı sorumlu mudur?
Vekâlet iki taraflı bir sözleşmedir. Borçlar Kanunu’nun 386’ncı maddesi “…vekâlet bir sözleşmedir ki onunla vekil, sözleşme uyarınca kendisine yükletilen işin yerine getirilmesini borçlanır.” şeklinde düzenlenmiştir. Vekil vekâletnamede yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında asilin iradesine ve talimatlarına uygun şekilde hareket etme, onun menfaatini koruma ve hesap verme yükümlülüğü altına girer.
Hesap verme borcu denildiğinde şunlar anlaşılır:
- İşin gidişatı, nasıl yürütüldüğü ve sonucu hakkında doğru bir şekilde bilgilendirme,
- Asilden veya 3. kişilerden alınan mal ve paralara ilişkin fatura, makbuz ve belgelerin ibrazı,
- İşlem sonunda, asil veya 3. kişilerden elde edilen para veya malların iade veya teslim ve
- Vekâletinin kendi kusuru nedeniyle gereği gibi ifa edilmemesinden dolayı oluşan zararlar nedeniyle sorumluluğu kapsar.
Vekâletin sona ermesi
Sürenin sona ermesi: Vekâletnameler süreli veya süresiz olabilir. Vekâletnamede herhangi bir geçerlilik süresi belirtilmemişse süresiz, belirli bir süre veya tarih ile sınırlı yetkilendirme yapılmış ise süreli bir vekâletname söz konusudur. Süreli olarak kurulan vekâlet ilişkisi, sürenin sona ermesi ile sona erer.
İşlemin tamamlanması: Tek bir işlemin yapılmasını içeren vekâletname söz konusu ise, o işlemin yapılması ile kendiliğinden son bulur. Örneğin belirli bir motorlu aracın veya gayrimenkulün alımı veya satışını içeren vekâletname, işlem gerçekleştiğinde kendiliğinden geçersiz hale gelir.
Azletme: Vekil eden, vekili azlederek de vekâletnamenin geçerliliğine son verebilir. Azilname için vekâletname örneği, nüfus cüzdanı veya Mavi Kart hazır bulundurularak konsolosluğa şahsen başvuru yapılması gerekmektedir. “Azilname” Türkiye’deki herhangi bir noter tarafından da düzenlenebilir.
İstifa: Vekil, istifa ederek vekâlet ilişkisine son verebilir. Örneğin; dava takibi için avukat bir dosyaya vekâlet sunup, avukat olarak göreve başlamasından sonra, gördüğü bir lüzum üzerine mahkemeye dilekçe vererek istifa edebilir. Mahkeme, istifa dilekçesini asile tebliğ ederek onu durumdan haberdar eder.
Ölüm: Vekâlet verenin veya vekilin ölümü ile vekâlet ilişkisi kendiliğinden son bulur. Asil veya vekilden biri ölmüş ise, ölüm ile taraf ehliyeti kaybedilmiş olacağından vekâletname hükümsüz kalacaktır. Bu durum, taraflardan birinin tüzel kişi olması durumunda, tüzel kişiliğin sona ermesinde de geçerlidir.